Es una pregunta que casi nadie se hace hasta que la necesita, y entonces ya es tarde: ¿de quién son las fichas de tus pacientes? La respuesta corta es que no son de nadie en el sentido en que se suele entender. Son datos que tú custodias, con obligaciones concretas que no desaparecen cuando cierras.
Tú eres la responsable, y eso no cambia
La clínica es la responsable del tratamiento de esos datos. El software que uses es un encargado que los trata por cuenta tuya, con contrato firmado. Esa distinción parece burocrática y determina todo lo demás.
Implica dos cosas que conviene tener claras:
- Tu proveedor de software no es dueño de tus datos. No puede usarlos para otra cosa, ni retenerlos, ni condicionar su devolución.
- Las obligaciones son tuyas. Si hay un problema, quien responde ante la paciente y ante la autoridad eres tú, aunque el fallo técnico fuera del proveedor.
Conservar no es opcional
La historia clínica tiene plazos mínimos de conservación fijados por norma, y varían según la comunidad autónoma. Y esos plazos no se extinguen porque cierres la clínica.
Es el punto que más sorprende a quien echa el cierre: piensa que puede borrarlo todo y quedarse tranquilo, y en realidad tiene que organizar cómo custodiar esa información durante años, con seguridad y siendo capaz de atender una solicitud si alguien la pide.
Antes de borrar nada por iniciativa propia, consúltalo. Borrar antes de tiempo es peor que conservar de más.
Los tres escenarios
Cambias de software
El más frecuente y el más sencillo. Necesitas poder llevarte todo en un formato utilizable: pacientes, citas, historia, fotos, consentimientos y facturas. Y necesitas que el proveedor antiguo elimine los datos cuando termine el contrato, y que te lo confirme.
El plan operativo del cambio está en cambiar de software sin parar la clínica.
Vendes o traspasas
El más delicado. Los datos de pacientes no son un activo que se transfiera sin más junto con el local y los aparatos: hay que informar a los pacientes del cambio de responsable y articularlo bien.
Es de las cosas que más se improvisan en un traspaso, normalmente porque nadie lo plantea hasta la semana de firmar. Trátalo con un asesor desde el principio.
Cierras
Hay que decidir quién custodia el archivo durante el plazo que quede, con qué medidas de seguridad, y cómo puede una antigua paciente ejercer sus derechos. Informar a los pacientes del cierre y de cómo pedir su historia forma parte del proceso.
Qué exigir a tu proveedor, desde el primer día
No preguntes esto cuando te quieras ir. Pregúntalo antes de entrar:
| Pregunta | Respuesta aceptable |
|---|---|
| ¿Puedo exportarlo todo? | Sí, incluidas fotos y consentimientos, no solo la tabla de pacientes. |
| ¿En qué formato? | Uno abierto y legible por otro sistema, no un volcado propietario. |
| ¿Tiene coste? | No debería. Cobrar por devolverte tus datos es una barrera de salida. |
| ¿Cuánto tarda? | Días, no meses. |
| ¿Dónde están alojados? | Concreto, y con contrato de encargado firmado. |
| ¿Qué pasa al darme de baja? | Un periodo razonable para exportar, y luego eliminación certificada. |
La tercera es la más reveladora. Un proveedor que cobra por la exportación te está diciendo cómo entiende la relación.
Cuando se va una profesional
Caso frecuente y fuente de conflictos. La regla: los datos son de la clínica, que es la responsable del tratamiento, no de quien atendió a esas personas.
Que una paciente decida seguir a su profesional a otro sitio es perfectamente legítimo y no lo decide nadie más que ella. Lo que no puede hacer la profesional es llevarse la base de datos, ni exportarla, ni conservar el historial de WhatsApp con las conversaciones.
Por eso conviene tener el canal de mensajería en un número de la clínica y no en móviles personales — es donde más se escapa esta información sin que nadie lo note: WhatsApp en la clínica.
Cómo lo tenemos montado
En ClinicMate puedes exportar tus datos cuando quieras y sin condiciones: pacientes, citas e historia en formatos abiertos, fotos y facturas incluidas. No cobramos por irte, entre otras cosas porque nos parece que un proveedor que dificulta la salida está compensando algo.
Exportar y borrar datos de pacientes son permisos separados y explícitos, y quedan registrados: lo cuenta quién ve qué en tu clínica. Y el resto de obligaciones del día a día, en la guía de RGPD.
Preguntas frecuentes
Si cierro la clínica, ¿puedo borrar todo?
No. La historia clínica tiene plazos mínimos de conservación que no desaparecen porque cierres, y varían según la comunidad autónoma. Cerrar no te libera de custodiarla: te obliga a decidir cómo la custodias.
Si vendo la clínica, ¿el comprador se queda con las fichas?
No es automático ni es un activo que se transfiera sin más. Hay que informar a los pacientes del cambio y articularlo correctamente. Trátalo con un asesor antes de firmar: es de las cosas que más se improvisan en un traspaso.
¿Puede una profesional llevarse sus pacientes al irse?
Los datos de los pacientes son de la clínica como responsable del tratamiento, no de quien los atendió. Otra cosa es que la paciente decida seguirla, que es libre de hacerlo. Lo que no puede es llevarse la base de datos.
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Se ocupa de que lo que promete ClinicMate en materia fiscal y de protección de datos se sostenga delante de un inspector. Antes, ocho años en asesoría fiscal para pymes sanitarias.
