Casi todas las clínicas empiezan con un catálogo razonable y acaban con un desastre. El mecanismo es siempre el mismo: alguien necesita reservar «láser axilas», no existe, y lo crea. Meses después hay «láser», «láser axilas», «láser piernas», «láser piernas completo» y «láser ingles + axilas», creados por cuatro personas distintas.
Por qué esto no es cosmético
Un catálogo desordenado no es solo feo. Rompe cuatro cosas a la vez:
- La agenda. Si «láser» tiene una duración única, la cita de axilas bloquea el mismo tiempo que la de piernas enteras. O vas sobrado media hora, o vas con retraso.
- El precio. Un solo precio para zonas muy distintas obliga a corregirlo a mano en cada cobro, con el error que eso trae.
- Los informes. Con ocho servicios que son el mismo tratamiento, no puedes saber cuánto factura ese tratamiento en total.
- La web y las reservas. Una lista de cuarenta servicios donde la mitad son variaciones del mismo nombre hace que la paciente no encuentre lo que busca y se vaya.
La estructura correcta: servicio y variantes
El servicio es el tratamiento. La variante es la forma concreta en que se aplica.
«Depilación láser» es el servicio. «Axilas», «ingles», «piernas completas» son variantes. Cada una con su propia duración y su propio precio, porque son distintas de verdad.
El beneficio inmediato es que la agenda reserva el tiempo correcto y el cobro sale con el importe correcto sin que nadie corrija nada. El beneficio a medio plazo es que los informes agregan por servicio: puedes ver cuánto pesa el láser en tu facturación, y dentro de él qué zona se vende más.
Dónde aparecen las variantes en una clínica
| Servicio | Qué distingue la variante |
|---|---|
| Depilación láser | Zona del cuerpo |
| Rellenos con ácido hialurónico | Cantidad de producto o zona tratada |
| Toxina botulínica | Número de zonas de expresión |
| Masaje | Duración: 30, 60 o 90 minutos |
| Tratamiento corporal | Zona y número de aplicadores |
| Peelings | Profundidad o tipo de ácido |
La de duración —el masaje de 30, 60 o 90— es la más olvidada, y es la que más descuadra la agenda cuando se trata como un solo servicio.
Cómo ordenar el catálogo que ya tienes
Si arrastras el desastre, la limpieza es tediosa pero se hace una vez. Cuatro pasos:
- Exporta la lista completa de servicios y ordénala alfabéticamente. Las duplicaciones saltan solas.
- Agrupa por procedimiento real. Todo lo que sea el mismo tratamiento va junto, sea cual sea el nombre que le pusieron.
- Decide el nombre del servicio y el de cada variante. La variante se nombra por lo que la distingue: «Axilas», no «Láser axilas». El nombre completo lo compone el sistema.
- No borres, desactiva. Los servicios viejos están enganchados a citas e historiales pasados. Desactivarlos los saca del catálogo sin romper el histórico.
Ese último punto es importante y se hace mal a menudo: borrar un servicio que aparece en trescientas citas antiguas deja agujeros en el historial y en los informes de años anteriores.
La cara pública es distinta de la interna
Una ventaja lateral de tener el catálogo bien estructurado es que puedes decidir qué sale al público.
No todos los servicios deben aparecer en la web ni ser reservables online. Las primeras visitas quizá sí; un tratamiento que requiere valoración previa, probablemente no. Y el nombre que ve la paciente no tiene por qué ser el que usa tu equipo internamente — algo especialmente relevante cuando el nombre interno es una marca comercial que no puede salir a publicidad, como contamos en por qué el nombre del tratamiento puede costarte una multa.
Cómo lo tenemos montado
En ClinicMate un servicio puede tener variantes, y cada variante lleva su nombre, su descripción, su duración en minutos y su precio propio con su tipo impositivo, además de un orden para que aparezcan como quieras en la web y en el widget de reservas.
Las variantes se propagan a todos los sitios donde importan: al reservar online, al crear la cita en el calendario y al cobrar en caja, donde se selecciona la variante concreta y el importe sale solo. Y los servicios se pueden desactivar y reactivar, que es distinto de eliminarlos: al eliminarlos se conserva el historial de las citas que ya los usaban.
Tener duraciones y precios correctos por variante es además la condición previa para poder calcular lo que deja cada tratamiento de verdad: lo desarrollamos en precios y rentabilidad por hora de cabina.
Preguntas frecuentes
¿No es más fácil crear un servicio por cada zona?
Más fácil al principio y peor a los seis meses. Con un servicio por zona acabas con cuarenta entradas en el catálogo, la web con una lista interminable y los informes fragmentados: no puedes saber cuánto factura «láser» en total porque son ocho servicios distintos.
¿Puedo tener precios distintos por variante y un descuento por combinar zonas?
Cada variante lleva su propio precio, que es lo esencial. Los descuentos por combinación conviene tratarlos como un pack: es más claro para la paciente y no ensucia el precio de referencia de cada zona.
¿Qué nombre ve la paciente al reservar?
El del servicio más el de la variante. Por eso la variante debería nombrarse por lo que la distingue —la zona o el tamaño—, no repitiendo el nombre del tratamiento.
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