Casi todas las importaciones que salen mal se explican por lo mismo: nadie miró el fichero antes de subirlo. El software hace lo que puede con lo que le das, y lo que se le suele dar es una hoja con cinco años de manías acumuladas.
Media hora de limpieza antes ahorra dos días de arreglos después. Esta es la lista.
Las columnas que importan
No necesitas cuarenta campos. Necesitas estos bien:
| Columna | Cuidado con |
|---|---|
| Nombre y apellidos | Que estén en columnas separadas. Si van juntos, decide una regla y aplícala a todo. |
| Teléfono | El campo que más problemas da. Ver abajo. |
| Es lo que suele usarse para detectar duplicados. | |
| Fecha de nacimiento | Un formato único en toda la columna. |
| Documento de identidad | Sin espacios ni guiones, con la letra pegada. |
| Notas | Vuélcalas todas aunque estén desordenadas: es información clínica que costó años reunir. |
Los teléfonos, que son el 80% del problema
Una columna de teléfonos de una clínica con años de historia contiene, garantizado:
- Números con espacios, guiones y puntos, todo mezclado.
- Algunos con prefijo internacional y otros sin él.
- Celdas con dos números: «666111222 / 971000000».
- Números convertidos a notación científica por Excel, que es el clásico.
- Texto dentro: «666111222 (madre)».
Antes de importar: formatea la columna como texto, quita espacios y símbolos, deja un solo número por celda —el segundo va a otra columna o a notas— y unifica el prefijo. Es tedioso y es lo que más determina que la importación salga limpia.
Fechas: elige un formato y no lo negocies
Es el segundo problema clásico. En una misma columna suele haber `12/03/1985`, `12-3-85`, `1985-03-12` y alguna fecha convertida en número por Excel.
Peor aún: la ambigüedad entre día y mes. `03/04/1990` puede ser el 3 de abril o el 4 de marzo, y no hay forma de adivinarlo. Si tu hoja mezcla criterios, hay filas que se van a importar con una fecha equivocada y no lo vas a notar.
Unifica toda la columna a un formato inequívoco —`AAAA-MM-DD` es el más seguro— antes de exportar el CSV.
Limpia duplicados antes, no después
Fusionar dos fichas después de importar es mucho más trabajo que borrar una fila antes.
Ordena por teléfono y busca repetidos. Luego por email. Luego por nombre y apellidos: ahí aparecen los duplicados con el nombre escrito de dos formas —«M. Carmen» y «María del Carmen»—, que son los que ningún sistema puede detectar solo.
En cada duplicado, quédate con la ficha que tenga más historial y traslada a mano lo que aporte la otra.
El orden de carga
- Pacientes. Todo lo demás apunta a ellos.
- Servicios. Aprovecha para consolidar el catálogo, que es el momento perfecto.
- Citas futuras. Lo que necesitas para arrancar mañana.
- Historial y citas pasadas. Puede llegar después sin bloquear nada.
Si intentas cargar citas antes que pacientes, cada fila fallará por no encontrar a quién apunta. Es la causa número uno de importaciones que se quedan a medias.
Cómo comprobar que salió bien
No mires el total de filas importadas: mira casos concretos. Elige diez pacientes que conozcas —uno con mucho historial, uno reciente, uno con apellido raro, uno con dos teléfonos— y revisa su ficha una a una.
Y comprueba dos cifras: cuántos pacientes había en el sistema viejo y cuántos hay ahora. Si no cuadran, es que hubo filas rechazadas, y conviene saber cuáles antes de dar la importación por buena.
Cómo funciona en ClinicMate
Hay importadores incluidos en cualquier plan para los orígenes más habituales: Bookitit, Timify, Google Calendar y CSV o Excel genérico. Subes el fichero y en minutos tienes pacientes, citas y servicios dentro, sin depender de nadie ni pagar aparte.
Si prefieres no tocar nada, lo hacemos nosotros como servicio con presupuesto cerrado — el precio depende del volumen y del estado en que estén tus datos, que es justo lo que este artículo te ayuda a mejorar antes de pedirlo.
El plan completo del cambio de sistema, con el calendario y las semanas de convivencia, está en cambiar de software sin parar la clínica. Y aprovecha la importación para dejar el catálogo ordenado: «láser» no es un servicio.
Preguntas frecuentes
¿Puedo importar dos veces si me equivoco?
Puedes, pero si el fichero no tiene un identificador estable acabarás con todo duplicado. Antes de repetir una importación, comprueba cómo detecta duplicados el sistema: normalmente por teléfono o por email, así que esos campos son los que más conviene tener limpios.
¿En qué orden hay que importar las cosas?
Siempre pacientes primero, luego servicios, y después citas e historial. Las citas apuntan a un paciente y a un servicio: si no existen todavía, la fila se cae. Importar en el orden equivocado es la causa número uno de importaciones a medias.
¿Qué hago con los pacientes que llevan diez años sin venir?
Impórtalos igual. Ocupan poco y son tu lista de reactivación. Lo que sí conviene es marcarlos de alguna forma para poder distinguir la cartera activa de la histórica en los informes.
Pruébalo 30 días gratis, sin tarjeta y sin permanencia. La web profesional entra en el precio.
Desarrolla ClinicMate desde Palma de Mallorca. Escribe sobre lo que ve trabajando con clínicas: dónde se pierde el dinero, qué procesos aguantan y cuáles se caen en cuanto hay volumen.
